1) 可靠性：系统运行要建立在坚实的软件、硬件基础上，这是系统稳定可靠运行的前提。在此基础上，会议室系统管理软件与操作系统及其他应用软件应有比较明确的接口规范。应用系统要经过反复测试，有较强的容错能力，确保可靠运行；

2) 实用性：软件开发要依据会议室的具体工作需要，符合会议室的工作流程；

3) 先进性：系统开发的起点要高，采用的软件平台要尽可能是目前行业内公认较先进的技术平台。在此基础上，采用先进的模块化程序设计和先进的设计思想，最终使系统在技术上达到国内领先水平；

4) 可扩展性：系统建设是一个逐步发展的进程，要求系统能够随着各种先进技术的出现，有足够的扩展升级的余地；系统设计中考虑到今后技术的发展和使用的需要，具有更新、扩充和升级的可能。并根据今后该项目工程的实际要求扩展系统功能，同时，本方案在设计中留有冗余，以满足今后的发展要求。通过部件化、模块化和层次化的系统规划设计，为正常使用和故障检测带来极大的方便。

5) 追求最优化的系统设备配置：在满足业主对功能、质量、性能、价格和服务等各方面要求的前提下，追求最优化的系统设备配置，以尽量降低系统造价。